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運用担当部局:広報室広報係

ペーパーレス会議システムを導入

 学内諸会議のペーパーレス化を促進し,事務効率化及び経費削減をはかるため「ペーパーレス会議システム」を導入しました。
 本システムは,Apple社のiPad端末を利用し,ペーパーレス会議を実現するシステムで,教職員に利用者アカウントを配布し,ログインすることにより,各自が関係する会議に限定した資料閲覧が可能です。会議資料をサーバーで一元管理するため,PDFファイルをアップロードするだけで準備が完了するので,ペーパーレスに伴う経費削減だけでなく,作業時間も大幅に短縮されます。
 これに合わせて,事務担当者向けの操作説明会を6月20日(木)に実施しました。参加者が50名にのぼったため,3回に分けて説明を行いました。
 参加者からは,「会議をたくさん抱えている係なので,有効活用して紙,時間ともに節約できれば業務改善につながると思った」「情報共有の効率化,資料保管スペースの節約などの効果もある。アクセス制限等によりセキュリティの確保も容易だと感じた」「システムが浸透すれば会議主催者側はもちろんのこと, 参加者側にもいろいろなメリットがあると感じた。今後,学内全体での利用が定着するよう自身から積極的に活用していきたい」などの声が上がりました。
 既に,システムを導入した総務企画課が所掌する役員会,役員協議会,事務局会議,運営機構室会議などで利用を開始しており,この説明会を機に,さらなる導入推進が期待されます。

説明会の様子
閲覧画面

[写真左]操作説明会の様子
[写真右]ペーパーレス会議システム

(総務企画課)