デジタル・キャンパス推進に係る勉強会を9月22日（金）、10月20日（金）及び12月15日（金）の3日間にわたり柏原キャンパスで開催し、事務職員計36名が参加しました。 これは、社会的なDX（*1）化推進の流れが多くの大学においてその戦略的課題として重要度を増していることを受け、中期計画（*2）においてデジタル・キャンパスの推進に向けた窓口業務のオンライン化をめざしていることから、その一助となるよう開催したものです。 勉強会では、窓口業務オンライン化検討ワーキングチーム(*3)の構成メンバーが講師を務め、参加者に窓口業務をオンライン化するためのシステムを紹介、参加者は実際にそれらのシステムに触れ、学びを深めました。
第1回目はMicrosoft Forms（*4）に搭載されている条件分岐を活用した、収入状況等に係るYes・Noのフローチャートの内容を組みこんだ提出物の確認ができるシステムについて、第2回目はPower Automate（*5）を活用したExcelからフォルダやファイルの作成及びデータ転記等の作業を自動化したシステムを、第3回目は利用者がMicrosoft Formsに回答すれば、受付メールが自動送信され、担当者にMicrosoft Teams（*6）を通して回答があった旨通知されるシステムについて学びました。また、全ての回においてPower Virtual Agents（*7）を活用したTeamsチャットボットシステムがそれぞれ紹介され、参加者たちはシステム開発を行うハンズオンを体験しました。
参加者からは、「Microsoft Formsの条件分岐の設定が面白く、今後、仕事で活用する機会があれば実際に活用したいと思いました」「Power Automateを使うよいきっかけになりました。多くの職員がこの機能を使いこなせるようになれば、部署や業務内容によっては大幅な業務改善が見込める可能性があると思います」「普段からMicrosoft Formsを利用するのですが、Formsにアクセスしない限り回答の有無が分からないため、早速活用できそうだなと思いました」「業務を効率化できる視野が広がったので、今後も引き続き開催されることがあれば是非参加したいと思います」等の感想が寄せられました。
*1 DX…デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略。データとデジタル技術によって商品やビジネス、業務、企業文化等の変革を成し遂げるもの。 *2 中期計画…国立大学法人が文部科学大臣から示された中期目標を達成するための計画として作成し、文部科学大臣から承認を受けるもの。 *3 窓口業務オンライン化検討ワーキングチーム…本学中期計画の達成に向け、有志事務職員により構成される。窓口業務の把握・課題を整理したうえで、改善案を検討するほか、デジタル化を進めるための勉強会を実施。 *4 Microsoft Forms…Microsoft365が提供する、アンケート作成ツールのこと。 *5 Power Automate…Microsoft365が提供する業務の自動化ツールで、パソコン業務を自動化できるRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールのこと。 *6 Microsoft Teams…Microsoft365が提供する、コラボレーションプラットフォームのこと。 *7 Power Virtual Agents…Microsoft365が提供するAIチャットボットサービスのこと。
勉強会の様子
（情報企画室）